POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ARUNA ASESORES SAS.
NIT. 830.125.957-1.
Dirección. Av. Calle 26 No. 68 C – 61. Of. 605.
Bogotá – Colombia.
Teléfonos. 4271544 / 43.
Mail de contacto. Info@arunasesores.com
Página Web. www.arunasesores.com

GENERALIDADES

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de ARUNA ASESORES S.A.S. actuando como sociedad por acciones simplificadas identificada con NIT 830125957-1 , en cumplimiento de las Disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en las normas concordantes, que establezcan los mecanismos por medio de los cuales se garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

1. DEFINICIONES PRINCIPALES:

Para facilitar una mejor comprensión de la presente política de Tratamiento de Datos Personales, las expresiones utilizadas en el presente documento tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den.Autorización: 

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Autorizado: Las personas que por virtud de esta autorización y política tienen legitimidad para tratar los Datos Personales del Titular.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato personal: Cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

Dato privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato público: Es el dato personal calificado como tal, según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento; 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales;

Titular del dato personal: Persona natural a quien se refiere la información que reposa en una base de datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.

Tratamiento de datos personales: Toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su Transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

Transferencia: Es el tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos en el territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado o por cuenta del responsable.

Transmisión: Es la actividad del Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha actividad comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el Encargado del dato personal.

2. TRATAMIENTO Y FINALIDADES.

La información que consta en las bases de datos de la sociedad es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. En cumplimiento de los deberes legales, la entidad podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

Los datos personales tratados por la sociedad están sujetos a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo, los encargados o terceros, entiéndase, empleados, contratistas, que tengan acceso a los datos personales en virtud de la ley o el contrato, mantendrán el tratamiento aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera deben guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados. Las finalidades del tratamiento de datos personales son las siguientes:

1. Para el cumplimiento del objeto social de la sociedad ARUNA ASESORES S.A.S.
2. En la prestación de servicios de asesorías legales en todos los campos o en cualquier servicio prestado.
3. En la información requerida para toda clase de contratos.
4. Registro de información de clientes, proveedores y/o terceros contratistas para la prestación de los servicios ofrecidos por ARUNA ASESORES S.A.S.
5. Verificación de antecedentes penales, judiciales o de seguridad, así como verificación de corrupción y centrales de riesgo crediticio o financiero del orden nacional o extranjero.
6. Para crear y registrar en el sistema contable de la compañía a los clientes.
7. Para el envío de información comercial y publicitaria.
8. Vinculaciones contractuales.
9. En caso de que ARUNA ASESORES S.A.S. contrate a terceros para atender servicios ofrecidos a los clientes, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por dicho tercero, previa notificación de los titulares de los datos el cuál será el encargado del tratamiento y deberá garantizar las condiciones de confidencialidad y seguridad de la información.

    

3. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

Si el responsable solicita, o el titular considera que es necesario proveer este tipo de datos, es necesario que el titular remita dichos datos junto con la debida autorización, y así poder permitir su tratamiento para los propósitos legítimos de la sociedad y los fines que establece la presente política.

4. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, se requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada la Autorización por parte de los Titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha Autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

Dicha autorización deberá contener el encargado de recopilar la información, los datos personales recopilados, las finalidades del tratamiento y el procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública y casos de urgencia médica o sanitaria.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES:

Los Derechos que poseen los Titulares de los Datos son:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando la Ley indique que dicha autorización no es necesaria.
3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política de Colombia.
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país, será imprescindible contar con la autorización del titular de la información objeto de la transferencia. En ese sentido, antes de enviar datos personales a otro país, el responsable deberá verificar que se cuente con la autorización expresa, inequívoca y previa del titular.

Dicha transferencia de los datos personales se realizará únicamente a terceros con quienes ARUNA ASESORES S.A.S., tenga un vínculo contractual, societario, división de negocio, de subordinación comercial y/o jurídica.

7. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares de la información reportada puedan realizar peticiones, consultas y reclamos, conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización concedida o solicitar prueba de la misma y en general ejercer sus derechos. Estas deberán contar por escrito y deberán ser enviadas a través del correo electrónico o ser radicadas en la dirección señalada.

Se ha dispuesto como responsable de este procedimiento el área administrativa de ARUNA ASESORES S.A.S.

• Correo electrónico: info@arunasesores.com
• Por medio escrito en la siguiente dirección: Ave. Calle 26 No. 68 C – 61. Of. 605., en la ciudad Bogotá D.C./Colombia.
• Teléfono: 4271544 en la ciudad de Bogotá D.C.

El Titular deberá indicar su nombre completo y número de identificación, así como la dirección física o correo electrónico en que recibirá la respuesta.

CONSULTAS

Todas las consultas serán atendidas en un término no superior a diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la sociedad. Si no es posible atender la consulta en el término indicado, se informará al interesado los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite, por el mismo medio utilizado por el titular para comunicar su solicitud. La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida.

RECLAMOS

Todos los reclamos serán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Estas deberán contar por escrito y deberán ser enviadas a través del correo electrónico indicado o ser radicadas en la dirección antes señalada. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informará los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se atenderá su reclamo. En ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD.

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. 

Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando: sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos; conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el Interés Público; y la supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.

Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado invoque las razones por las cuales considera el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o cuando la información contenida en la base de datos, debe ser objeto de corrección o actualización. Así mismo debe informar con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades específicas. La revocatoria de la autorización será total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.

8. AVISO DE PRIVACIDAD:

En el evento en el que las Sociedades no puedan poner a disposición del Titular del Dato Personal la presente política de Tratamiento de la Datos Personales, publicará el presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del Titular del Dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. CAMBIOS DE LA POLÍTICA

ARUNA ASESORES S.A.S. se reserva el derecho de modificar la presente política según lo requiera para su funcionamiento y cumplimiento normativo. No obstante, lo anterior, en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la política de Tratamiento de Datos Personales se dará a conocer su última versión a través de medios físicos o electrónicos.

10. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE Y JURISDICCIÓN APLICABLE

Esta Política se rige por las leyes de la República de Colombia y por lo dispuesto en la Constitución Política, en la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario y demás normas concordantes.

11. VIGENCIA

Esta Política rige a partir del 26 de julio del 2022. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidad